© DA 2021 for Facilitator to Competent

Sebagai konsultan pemula, mendapatkan seorang klien pertama kali sangatlah menyenangkan seperti melayang ke langit ke tujuh. Saat itu kita mendapatkan proyek pekerjaan untuk set-up sistem manajemen di sebuah perusahaan yang dikejar tayang karena akan segera diaudit oleh Buyer-nya. Dengan pertimbangan perusahaan tersebut dekat dan hanya untuk menerapkan sebuah sistem manajenem sederhana, maka dengan harga penawaran kontrak hanya Rp. 10 jt kita setujui dengan catatan hanya akan maksimal 6 kali kunjungan saja.

Ketika kunjungan pertama dilakukan, pihak perusahaan sangat antusias dan menanggapi rencana kerja yang akan dilakukan. Sehingga dengan cepat ditentukan minggu depan akan mulai dilakukan pekerjaan. Pada kunjungan kedua kita akan melakukan identifikasi proses bisnis, pihak terkait dengan kegiatan atau proses yang akan dibuatkan prosedurnya, serta tinjauan lapangan terhadap departemen seperti yang telah direncanakan dalam rapat pertama, namun ternyata departemen tersebut tidak siap karena harus segera memenuhi jadwal pengiriman barang yang sangat mendesak.

Tentu saja, langsung dilakukan diskusi untuk melanjutnya ke departemen lainnya. Karena mengingat waktu yang terbatas maka disetujui peninjaun dilakukan ke departemen lain yang akhirnya dapat berjalan dengan lancar. Di akhir hari, konsultan membuat dokumen berisi identifikasi kebutuhan prosedur yang harus dibuat, serta rencana tindakan yang harus dilakukan untuk memenuhi persyaratan manajemen yang akan diaudit dengan pihak terkait.

Pada kunjungan selanjutnya, dapat dilakukan tinjauan sesuai dengan rencana pelaksanaan dan sekarang tinggal melakukan follow-up terhadap rencana aksi, salah satunya melakukan review draft prosedur. Saat pertemuan untuk membahas rencana aksi, terjadi lagi masalah SDM, ternyata banyak bagian yang tidak siap jika menerapkan sistem manajemen tanpa menambah jumlah personil misalnya SDM yang menyusun draft awal prosedur. Kesimpulannya aspek SDM menjadi kendala dalam melaksanakan rencana aksi, karena departemen tidak mau dibebani dengan tugas tambahan dalam penerapan sistem manajemen ini.

Yang jelas masalah tersebut timbul dari pihak perusahaan, karena tidak siap namun masalah ini membuat molor pelaksanaan konsultasi penerapan sistem manajemen. Setelah itu perusahaan membuka lowongan kerja untuk posisi tersebut, namun  setelah dapat personilnya terjadi kendala lagi karena orang baru tersebut masih perlu diberi pelatihan untuk memahami tugas dan tanggungjawab barunya. Hal ini akan memakan waktu lagi, sedangkan rencana kerja konsultan dan kontrak kerja hampir terlampaui.

Pendek kata setelah persiapan yang “compang-camping” perusahaan akhirnya dapat melewati audit dengan beberapa temuan minor, dan saat itu sesuai kontrak konsultan akan ikut memberi bimbingan dalam menyelesaikan temuan ini. Perkaranya untuk menyelesaikan masalah ini tidak cukup hanya 2 kali kunjungan namun ternyata menjadi 5 kali kunjungan lagi karena adanya keharusan pembelian alat baru, merevisi prosedur, dan membimbing kembali SDM yang akan menanganinya.

Alhasil, dalam proyek ini terjadi bertambahnya waktu kunjungan menjadi hampir 3 kali lipat, tentu saja perhitungan pemberian jasa konsultasi meleset jauh. Dan malah mungkin menjadi proyek yang tekor dari segi keuangan dan waktu, meskipun dari segi pengalaman dan riwayat kerja bertambah. Dalam hal ini pihak konsultan tidak dapat menagih kelebihan kunjungan karena hal tersebut tidak disebutkan dalam klausul kontrak.

Tetapi pengalaman adalah guru terbaik, sehingga kita terus semangat dalam meraih sukses!

 

Sumber referensi

Buku Meraup Rupiah Dari Bisnis Jasa Konsultan, Dandy A.

Buku Pedoman Para Konsultan, Stephan Schiffman

Buku Menjadi Konsultan Pajak Kelas Dunia, Prijohandojo Kristanto

https://ekonomi.bisnis.com/read/20200422/45/1231163/banyak-konsultan-terancam-kolaps-inkindo-minta-keringanan-pajak